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<新>死神くん #01-140418

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動画:[HD] <新>死神くん #01-140418





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導入企業に聞く、ファイル同期・共有ツールの選び方

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 「Dropbox」や「Box」など数あるファイル同期・共有サービスは、ビジネスにおける最も重要な新ツールの1つになっている。こうしたサービスは、どんなコンピュータやタブレット、スマートフォンからでも個人のファイルにアクセスできるようにするための単純な手段として始まり、今や仕事用のファイル共有と利用のための非常に重要なツールになった。

 Dropboxのユーザーは1億7500万人を超え、その多くは自宅と職場で利用している。Forresterの最近の調査では、世界のインフォメーションワーカーの25%がファイル同期・共有サービスを仕事に使っていると答え、2010年調査の5%から大きく増えた。

●適切なファイル同期・共有サービスの選定

 CIOは、多くの従業員が自分で使っているコンシューマー向けサービスを、企業向けソリューションに入れ替える必要に迫られている。Forresterは最善のソリューション選びを支援するため、16種類のファイル同期・共有サービスを評価した。

 この過程で、サプライヤーを紹介してくれるさまざまな業界や地域の顧客31人から聞き取り調査を実施した。こうした企業は、従業員が同僚やパートナー、顧客との間で行う文書やリッチメディアファイルのコラボレーション作業を支援するため、いち早くファイル同期・共有サービスを導入してきた。

 調査対象者は経験を通じ、ファイル同期・共有サービスで重視すべき点として、使いやすさ、サプライヤーとのパートナー関係、セキュリティ、価格を挙げた。特にコンシューマー向けのサービスは無料からスタートするものも多く、価格は常に取り上げられている。従ってここでは使いやすさとパートナー関係、セキュリティについて利用者の声を紹介する。

●使いやすさとパートナー関係

 採用についての不安を口にする調査対象者も多かった。大半は、IT部門非公認のファイル同期・共有ツールを従業員が仕事用に使っていることを認識していた。そうした個人の選択肢に取って代わるためには、IT部門が提供するソリューションは簡単に使える直観的なデザインのものでなければならなかった。

 ファイル同期・共有サービスのサプライヤーには、いつでも問題を解決できる用意が要る。Forresterが調査した企業向けクラウドソリューションのユーザーは、移行作業や管理の手間が掛からず、そのまますぐに使うことができたと語った。一方、オンプレミスソリューションの場合、時として、導入プロセスや移行に時間がかかるといった問題にぶつかっていた。

 結果的に成功できたのは、サプライヤーとの緊密なパートナー関係があったからだと調査対象者は振り返っている。

●セキュリティ不安

 企業の生命線である文書は、常にセキュリティ問題を抱えている。例えば、セキュリティとコンプライアンスに関する業界規制にどう対応するかについて多くを語る顧客の場合、プラットフォームをオンプレミスで運用するか、クラウドに置くかはセキュリティが決め手になることも多い。さらに選択が難しくなった要因として、当初の導入の範囲を超えて拡大する必要が生じた場合にセキュリティ上の新たなニーズが表面化することがある。こうなると、サプライヤーが追加的なセキュリティ対策を導入するまで顧客が拡大を待たされる状況になる。

 調査対象のIT幹部はまた、セキュリティ対策やデータ保護と、従業員の使い勝手との間でバランスを取る必要があることも十分認識していた。このジレンマを繰り返し訴え、選定プロセスはコンシューマーと企業の両方の視点から見て、包括的な観点を確立することが大切だと強調した。ニーズを洗い出し、ソリューションを選定する際は次の3段階のステップを踏むよう助言している。

 まず第1段階として、インテグレーション、セキュリティ、ホスティングといった会社の業務上のニーズから着手する。ファイル同期・共有プラットフォームを自社のActive Directoryとどう連携させるのか。ファイルの保存先はオンプレミスかクラウドか、あるいはその両方にするのか。管理パーミッションはどの程度のきめ細かさを要するのか。セキュリティとコンプライアンスはどうか。時間の経過に伴うコストは。以上はファイル同期・共有サービスのプロバイダーを評価する際に顧客が考慮すべき問題のほんの数例にすぎない。多くはファイル同期・共有サービスの責任をIT部門のどこに置くかを定めるのに苦慮している。新しく導入するソリューションは、重要なプロセスを担い、コンプライアンスやセキュリティやプライバシー保護を必要とする既存のコンテンツ・コラボレーションシステムとの緊密な連携が求められるかもしれない。そうしたニーズをコンテンツの同期・共有と関連付けて洗い出し、必要な部分で現在重点投資しているシステムに統合できるソリューションを探す。

 次の段階として、自社の社風や従業員の働き方を考慮する。従業員はうまく機能するツールでなければ使ってくれない。従って、従業員の働き方にマッチして、自社の職場環境にシームレスに入り込めるプラットフォームを選ばなければならない。自分が正しいプラットフォームをうまく選んだかどうかは、どの程度使ってもらえるかで判断できる。従業員にファイル同期・共有ツールをフル活用する権限を与えた上で、そこから離れることの重要性は、何人もの顧客が強調していた。これはクラウドサービスの方が簡単なようだ。リリースしてしまえば、主な役割はフィードバックの収集と、マイナーな調整、安定性の監視に限定される。

 最後の段階として、複数のソリューションを試用して両方のニーズを満たすものを選定する。ファイル同期・共有市場に進出しているサプライヤーはいくらでもある。企業にとってこれは朗報だが、自分の組織のニーズにぴったりはまるサービスを見つけるのはうんざりするほど退屈な作業になる。試用プログラムでは、ファイル同期・共有機能を使うかどうか、どう使うかを含め、組織の各部署での好みの違いも発覚する。また、管理機能、セキュリティ対策、統合などの条件が全てそろっているかどうかを本格導入前に確認する時間も取れる。顧客はこの試用期間を使ってサプライヤーのロードマップにも影響を及ぼしてきた。欠けている機能やいずれ必要になる機能を指摘し、サプライヤーと協力してプラットフォームの発展に影響を与えている。

 モバイルワークとパートナーコラボレーションが物を言う世界にあって、ファイル同期・共有は必須になった。個人向けファイル同期・共有サービスの成長ぶりを見ただけでもそれは十分納得できるはずだ。問題は、どのサプライヤーを使うべきかにある。

本稿はForrester首席アナリストのRob Koplowitz、Ted Schadler両氏による報告書「What File Sync And Share Customers Have Learned」(2013年7月)より抜粋。

(カコミ)
●クラウドストレージプロバイダーの選定
 クラウドベースの文書共有に関するアプローチには違いがある。従って、不要なコストを避けるためには既存のITインフラとの統合について検討する必要がある。

 英ウォリックシャー州は、Dropboxのようなクラウドを構築し、同州のIT部門が中央で提供するサービスとして学校がアクセスできるようにしたいと考えていた。同州は、ファイルサーバへのクラウドベースのフロントエンドを提供する「RES HyperDrive」を検討した後に、「AppSense」を選定した。

 同州の上級システムエンジニア、アンソニー・ランダー氏によると、「RES HyperDriveを導入する場合、8万人に上るActive Directoryユーザーをサポートするために、データセンターに追加のハードウェアを供給する必要があった」という。そこで選んだのがAppSense DataNowだ。AppSenseはデータセンターでブローカーを実行して、ユーザーのホームフォルダと連動する。同州はMicrosoft Hyper-Vで実行している仮想サーバを通じてこれを導入した。同州のサーバを使っている学校の1つ、キングスベリー校では、子どもたちや教員がActive Directoryを通じて同校のネットワークにログインした後、Webフロントエンド経由で文書にアクセスする。これでRESの場合は必要だった州全体のActive Directoryを運用する必要はなくなる。

 企業とコンシューマーのクラウドの世界を橋渡ししようとしているもう1つの製品に「Egnyte」がある。オークションハウスChristie'sの不動産部門は2012年、効率の悪いFTPサーバの代替として、サイズの大きい文書の共有のためにEgnyteを導入した。「不動産部門は内部でFTPサーバを運営していたが、世界に200のアフィリエイトがあって、200Mバイトもの画像を提出するのは時間がかかる上に、インタフェースもユーザーに優しくなかった」。Christie'sの上級ビジネスアナリスト、キリル・クルエフ氏はそう振り返る。

 クルエフ氏はサプライヤー選定のプロセスを任され、5社の中からEgnyteとBoxに絞り込んだが、同氏によればEgnyteの方が顧客サービスが優れていて、質問にはすぐに返事が届き、料金体系も柔軟だったという。

http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20140421-00000002-zdn_tt-sci
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